Путевой лист – объективное отражение расходов ГСМ

Списание бензина по путевым листам все о формулах и нюансах расчета

Зная приходы, расходы топлива, горючих материалов, нужно вести первичную документацию. Это упростит задачу отслеживания сырья, а также облегчит проведение проверок на факт прямого использования материалов.

Первичная документация

К горючим материалам относятся: бензин, дизельное топливо (ДТ), газ любых фракций (сжиженный, сжатый, нефтяной). Также, отслеживанию первичной документации подвергаются: моторное масло, смазки, незамерзайка.

Обычно, организации и учреждения, транспортные средства которых выполняют транспортировочную деятельность: грузы, перевозки пассажиров и тд., используют для расчётной системы первичную документацию. Выезжая из точки А, бак машины заполняется определённым количеством топлива, расчёт которого производится в зависимости от марки транспортного средства и нормы организации. Выделенные литры горючего заносятся в протокол или путёвку. Проверяется количество топлива и пробег на момент выезда. По окончании маршрута, происходит проверка остатка топлива и километраж. Всё это представляет документацию, контролирующую потоки сырья внутри организации.

Использование путевых листов

Существует установленная форма путевых листов Постановлением Госкомстата № 78: 3-я форма- легковые автомобили, 4-я форма- грузовые.

В формах путевых листов постановления 78 имеются графы для внесения показателей: сколько бензина в баке на момент отъезда, километраж, остаток по окончании пути, расстояние, проделанное водителем. По этим простым расчётам производится расчёт остатка и заносится в путевой лист.

Порядок действий бухгалтера

Материалы организации учитываются бухгалтером и рассчитываются исходя из их стоимости. Эти расходы и приходы являются элементами системы ПБУ 5/01. Принятие любого сырья в учётную систему осуществляется с учётом следующих документов:

  • Если топливо приобретается по наличному расчёту, то это чеки автозаправочной станции;
  • Талоны на топливо, если сырьё приобретено по безналичному расчёту, с учётом договора поставщика сырья с фирмой приёмщиком.

Бывают ситуации, когда водитель в пути пополняет бак, используя специальную карту. После, бухгалтеру необходимо списать не только залитый в точке А бензин, но и рассчитать количество дополнительного затраченного, зная его себестоимость и объёмы по карте.

Но, в основном, заливание дополнительного топлива происходит редко, и бухгалтеры работают исключительно с путевыми листами и списывают конкретные объёмы. Суммируются остатки с поступлением и делятся на общий остаток в день оформления учёта.

Бухучет

Вся система бухгалтерского учёта заключается в двух важных разделах:

  1. Дебет — это приход;
  2. Кредит — Списание (расход).

В чём же заключается расчёт. Для начала рассчитать количество сырья путём умножения этого показателя на стоимость единицы топлива из запасов. Результат списывается по рассчитанным значениям каждого из видов сырья.

Налоговый учет

Формирование путевых листов не простая задача. Необходимо определить разновидность расходов и материальных затрат. К товарно- материальным ценностям, регулируемым основными документами относятся: топливо, смазки, масла, антифризы. Остальные, передвижение транспортных средств- относятся к прочим расходам и регулируются иными документами.

Нужно ли учитывать расходы в налоговом учёте? В законодательстве не говорится о том, что 100 % признаются обязательными и использование их фактическое. Министерство Финансов подтверждает, что количество сырья рассчитывается, основываясь на математические формулы согласно распоряжению №AM-23-р.

Всё поступающее сырьё вместе с расходными материалами рассчитываются по нормативному и фактическому значениям показателей потребления. Распоряжение, указанное выше, допускает субъектам, организациям самостоятельно устанавливать нормы расхода сырья и расчётную систему. Например, организация, самостоятельно разработавшая нормы расхода, и грамотно оформившая их по документам, не вызовет вопросов у налоговых служб и вторые не будут считать эти значения расходами отчётного периода.

Пример списания по путевым листам

Рассмотрим пример списания по путевым листам. Общество с Ограниченной Ответственностью в начале года, произвела закупку топлива в количестве 100 л, по цене 37 р./литр, без учёта НДС. Остаток топлива от прошлого периода этого предприятия составляет 45 л по себестоимости 43 рубля за литр.

Закупленный товар использовал для заправки автомобиля Лада «Гранта» для перевозок служебного персонала. Расчёты ведутся, отталкиваясь от мощности данной машины, километража, количества затраченного топлива.

Поступление гсм

— Поступил бензин на общую сумму 4000 рублей (Дт 10 Кт 60);

— Уплачен налог на добавленную стоимость, равную сумме 700 рублей (ДТ 19 Кт 60).

Средняя стоимость топлива за период составила:

(45л х46 р.+100л х37 р.)/ (45 л+100 л) = 39,8 (40 р.)

Списание по факту

Конечные расчёты затрат достаточно просты, по данным путевых листов:

  • Начало пути- 15 литров;
  • Выдано — 30 литров;
  • Остаток- 25 литров.

Из данных видно, израсходовано 20 литров, необходимо списать:

20 л х 39,8 р.= 795,7 р. (ДТ 26 Кт 10)

Списание по норме

Расчёт нормы зависит от километража. По данным документации видно, пробег на начало пути составляет 2550 километров, по окончании пути 2600 километров. Пройденный путь составил 50 километров. Формула расчёта регулируется п. 7 раздела II распоряжения № АМ-23-р):

Qh- норма расхода, л;

Hs- норма 100 км пробега;

S- пробег фактический, км;

D- правка конкретного региона.

Читайте также:  Почему не работает центральный замок на ВАЗ-2112 причины, ремонт; Taxi Bolt

Для Лада «Калина» Hs равен 9 л. Коэффициент поправки- 10 %. Получаем:

0,01*9*50*(1+0,01*10) = 5,0 л

Списать следует 5,0 л*39,8 р. = 197,01 р. (ДТ 26 Кт 10)

В каких случаях путевой лист не нужен

Топливо, горюче- смазочные материалы могут использоваться для организаций, занимающихся перевозкой или торговой деятельностью подобными материалами. Например, организации, использующей газонокосилку для ухода за территорией, не требуется путевой документ, это лишний документ учёта расходов сырья. В подобных случаях пользуются технической документацией на агрегат, где указаны нормы расхода бензина за час работы.

Организации, не занимающиеся перевозками, имеющие служебный, производственный транспорт, могут обходиться в учетной работе без путевых листов, согласно (Минфин, документ №03-03-06/1/354 от 16/06/11):

  1. При использовании системы ГЛОНАСС, позволяющей делать копии чеков и другой первичной документации – отчетов, отслеживающих все передвижения машины.
  2. Если маршрут движения не меняется, автомобиль предназначен для ежедневного развоза работников. Число поездок, километраж, расход бензина постоянно, следовательно, применение списания по утвержденным нормам расхода ГСМ- логично.

Типичные ошибки бухгалтеров

Технические ошибки часто встречаются при работе с документацией. Это описки, пропуски, арифметические ошибки, числовые ошибки. Допустив подобную ошибку, выявить её можно, составляя итоговую отчётность, когда приход и расходы не сойдутся со значением остатка.

Редко обнаруживаются ошибки- методологические. Это связано с грамотной формой составления и оформления документов. Обычно, формы списания ГСМ, путевые листы достаточно просты, работники экономических отделов организации не испытывают проблем с их оформлением. Достаточно знать приход, расход и себестоимость топлива. Путевые листы помогут определиться с пробегом и вывести точный остаток.

Списание ГСМ, сейчас, основная часть деятельности любого предприятия. Важно грамотно и чётко вести первичную документацию, правильно обосновывать расходы предприятия.

Cписание ГСМ по путевым листам

Для того, чтобы получить возможность включения горюче-смазочные материалов в состав расходов по налоговому учёту, необходимы первичные документы, подтверждающие факт использования их предприятием по прямому назначению. Одним из видов учёта расходов ГСМ является их списание по путевым листам.

Первичная документация

ГСМ в целях первичного учёта признаются:

  • бензин;
  • ДТ;
  • газ (сжиженный, сжатый, нефтяной).

А также специализированные смазочные материалы и жидкости технического назначения (моторные масла, антифризы, специальные смазки).

Перед выездом на маршрут в бак автотранспортного средства заливается количество топлива, которое называется нормативным. Для каждой марки машины в отдельности это количество определяется в соответствии с нормой, утверждённой локальным актом (приказом) по предприятию. Выданное топливо заносится в специальный проездной лист водителя – путёвку. В ней проставляется количество топлива на момент выезда из гаража, пробег (км) и остаток бензина, ДТ или газа в баке по завершении сменного задания. Путёвка представляет собой основной бухгалтерский документ, подтверждающий количество израсходованных водителем в пути ГСМ для последующего списания.

Бухгалтерии предприятий (организаций, учреждений), где автотранспорт прямым образом связан с основной деятельностью (перевозки пассажиров, грузов и пр.), должны использовать в повседневной работе первичные бумажные документы, форма и реквизиты которых утверждены приказом Минтранса. Номер этого документа – 152, утверждён он 18 сентября 2008 года (с учётом изменений, внесённых последующими приказами – от 18.01.2017 №17, от 07.11.2017 №476). Скачать бланки путевых листов на 2019 год.

Если автотранспорт используется на предприятии в управленческих целях, либо для организации производства, для учёта и контроля его работы можно использовать путевые листы, разработанные на основании двух законодательных актов:

  • закона №259-ФЗ (п.14 ст.2);
  • закона о бухучёте и отчётности №402-ФЗ.

Как правило, в предпринимательской деятельности менеджментом предприятий используется форма, утверждённая Постановлением Госкомстата №78: форма 3 – для легкового транспорта, форма 4-П – для грузовых автомобилей.

Использование путевых листов

В формах листов, которые утверждены 78-м Постановлением, есть графы, предназначенные для занесения информации о том, сколько топлива фактически использовал водитель во время рейса: остаток до его начала, расход при выполнении обозначенного в документе путевого задания, остаток по возвращении автотранспортного средства в гараж.

Тем, кто использует путёвки, основываясь на приказе №152, проставлять в них данные о движении ГСМ не обязательно. Фактическое количество израсходованного топлива – это разница между показаниями спидометра на момент выезда и возвращения, то есть исходя из километража.

Если форма ПЛ разработана на предприятии, нормативный объём израсходованных материалов рассчитывается также с помощью методики, установленной Минтрансом в распоряжении АМ-23-р. Им установлены нормы по расходованию топлива автотранспортом различных марок и моделей.

То есть, для списания с целью включения в первичный учёт в качестве затрат периода, за который составляется отчёт, используются два метода расчёта количества использованного топлива:

  1. фактический;
  2. нормативный.

Исключение составляет использование для заправки специализированной техники (бензопил, мотоблоков, и пр.). В этом случае вместо путевого листа составляется акт на списание.

Алгоритм действий бухгалтера

Аналогично прочим производственным запасам предприятия, горючее и различные виды смазки учитываются в бухучёте, исходя из их фактической стоимости. Расходы являются элементом раздела II ПБУ 5/01. Принять топливо в состав учёта можно на основании двух типов бумаг, которые прилагаются к авансовому отчёту:

  1. Чеки автозаправочной станции (если топливо приобретается на маршруте за «наличку»).
  2. Топливные талоны (при покупке по безналичному расчёту согласно договору между предприятием и фирмой-поставщиком).

Кроме того, водители могут покупать бензин или дизтопливо в пути, используя выданную на предприятии топливную карту. При использовании такого способа учёт ведётся по факту получения предприятием отчёта о количестве залитого в бак топлива от эмитента карты. Для списания используются два метода (раздел III ПБУ 5/01):

  • средняя себестоимость;
  • ФИФО (себестоимость ранее приобретённого количества запасов).
Читайте также:  Антифриз nord цвета, характеристика, описание

Третий метод, указанный в ПБУ (отдельный расчёт себестоимости всех единиц ТМЦ) в учёте ГСМ не применяется. Наиболее часто бухгалтерами используется первый метод. В этом случае стоимость остатка суммируется со стоимостью поступления, а затем делится на общий остаток на день оформления учёта ( в килограммах или литрах).

Бухучёт

Учёт в бухгалтерии ведётся по субсчёту «Топливо» (10-3) счёта «Запасы» (10) следующим образом:

  • дебет – приход;
  • кредит – списание.

Алгоритм: предварительно рассчитанное количество топлива перемножается со стоимостью учёта единицы в составе запасов. Итог списывается – Дт 20 (или других материальных счетов, а также 44) Кт 10-3.

Налоговый учёт

В отношении порядка формирования расходов по путёвкам есть несколько нюансов.

Первый. Нужно определить вид расходов, в составе которых учитывается факт списания (материальные или прочие). П.п.5 п.1 ст.254 предусматривает их включение в материальные затраты. Условие – товарно-материальные ценности (топливо, масла, смазки, и другие специализированные материалы) должны использоваться для технологических нужд. Другие первичные документы – передвижение транспорта, выполняющего непроизводственные задачи – входят в состав прочих расходов.

Второй. Требуется ли нормировать расходы в налоговом учёте? Законодатель прямо не говорит о том, что 100 % расходов может быть признано таковыми, основываясь лишь на их фактическом потреблении. Минфин в многочисленных письмах подтверждает, что количество топлива можно рассчитывать в соответствии с распоряжением №AM-23-р. То есть, обосновывая затраты, количество которых определено математическим путём.

Итак, расход можно определять и по нормативному количеству, и по фактическим затратам. Следует помнить, что пунктом 6 вышеуказанного распоряжения установлено, что субъекты имеют право самостоятельно разрабатывать, утверждать локальными актами и корректировать нормы расхода.

В кодексе нет прямых пояснений по этому поводу. Если они установлены организацией самостоятельно, превышены и учтены как понесённые сверх нормы, налоговый орган вправе не считать их расходами отчётного периода.

Пример списания по путевым листам

В качестве показательного расчёта количества списанных товарно-материальных ценностей по путёвкам можно привести следующий пример. Юридическое лицо (общество с ограниченной ответственностью) осуществило в сентябре 2018 года закупку и списание топлива (бензин). Количество – 100 л, цена за литр – 38 руб., без НДС. До осуществления сделки остаточный запас топлива той же марки на складе предприятия составлял 50 л, себестоимость – 44 руб./л.

Закупленный бензин по распоряжению руководителя использован для заправки автомобиля «Калина». Машина используется на служебных перевозках персонала. Приказом об учётной политике предприятия установлено, что материалы оцениваются в бухгалтерском учёте на основании метода СБС.

Поступление ГСМ

  • оприходован бензин на сумму 3800 руб. (Дт 10 Кт 60)
  • отражён налог на добавленную стоимость в сумме 684 руб. (Дт 19 Кт 60)

Средняя себестоимость бензина на предприятии за период составила

Cписание по факту

Данные путевого листа о количестве топлива:

  • на начало – 10 л;
  • выдано для использования – 30 л;
  • на конец – 20 л.

Несложный расчёт показывает, что использовано 20 л., то есть списать необходимо

Cписание по норме

Данные полученного бухгалтерией документа с показаниями спидометра:

  • на начало рейса – 2500 км;
  • на конец рейса – 2550 км.

Таким образом, пробег составил 50 км.
Формула расчёта расхода (п.7 раздела II распоряжения №AM-23-р):

где: Qн – норматив расхода, л;
Hs – базовая норма (на 100 км пробега);
S – фактический пробег, км;
D – поправка для региона.

Для автомобиля «Калина» Hs=8л. Региональный коэффициент, на основании которого проводится поправка, – 10%. Итоговый расход

Списанию подлежит 4,4 л × 40 руб. = 176 руб. (Дт 26 Кт 10).

Учитывая вышесказанное, рассчитанные в данном примере затраты на непроизводственные нужды в налоговый учёт попадают в виде прочих расходов.

Посредством учёта по путевым листам финансовая служба предприятия подтверждает факт расходов горюче-смазочных материалов, фиксирует километраж, пройденный автотранспортным средством в учётном периоде, получает данные об объёмах использования топлива. Если в составе транспортной службы предприятия есть ТС без одометра, фиксация расхода осуществляется на основании первичных документов. Для данного конкретного случая это акты бензина или дизельного топлива.

Расчет нормы расхода топлива

Способы подсчета нормы расхода бензина своего автомобиля полезно знать каждому автовладельцу. Это поможет правильно оценить финансовые затраты при длительных поездках, а также общую стоимость грузовых и пассажирских перевозок . Существует множество вариантов подсчета расхода бензина на автотранспорте. Вопрос лишь в том, для каких целей это нужно.

Простому автовладельцу достаточно будет определить средний и моментальный расход ГСМ, в то время как для профессионалов, в том числе для бухгалтеров предприятий, на балансе которых находятся автотранспортные средства, более интересна будет удельная норма расхода топлива, а также норма его расхода при различных условиях работы.

  • ГСМ и путевой лист
  • Простая формула подсчета ГСМ
  • Как подсчитать нормативный расход бензина?
  • Поправочные коэффициенты, влияющие на расход топлива

ГСМ и путевой лист

Под горюче-смазочными материалами (ГСМ) понимают не только само топливо, в качестве которого может выступать бензин, дизель или газ, но и всевозможные смазочные материалы и жидкости (тормозная, охлаждающая). ГСМ – это любые материалы, которые используются в обслуживании автотранспорта.

Для списания ГСМ на предприятии Минтрансом РФ разработаны особые нормативы, при этом Налоговый кодекс РФ не запрещает использовать и нормативы собственной разработки. В последнем случае они будут учитывать различные понижающие и повышающие коэффициенты, связанные с временем года, погодой и другими факторами, при которых происходит эксплуатация автотранспорта.

Расчет ГСМ (под которыми в нашей статье будет подразумеваться именно топливо) в организации ведется при помощи первичного учетного документа – путевого листа. Именно путевые листы содержат информацию о времени отправления и возврата транспорта на начальную точку пути, нормы расхода топлива и прочих расходных материалов, подробные характеристики груза, а также данные о цели поездки и другие сведения, которые имеют к ней отношение.

Читайте также:  Зимние шины Тойо отзывы владельцев, цена, характеристики, обзор, 2018 год

Простая формула подсчета ГСМ

Есть несколько очень простых способов подсчета расхода бензина и иного топлива. К примеру, вычислить моментальный (мгновенный) расход, то есть количество топлива, потребляемого в данный момент времени, можно при помощи встроенного бортового компьютера. На нем отображается много полезной информации, включая средний расход бензина на 100 км, норма расхода топлива за текущую поездку и моментальный расход. При помощи бортового компьютера можно легко задать параметры новой поездки и увидеть на экране необходимое для нее количество бензина или дизеля.

Но что делать, если в автомобиле нет такого компьютера? Использовать формулу:

Расход топлива на 100 км = потраченное количество топлива (л) / количество пройденного пути (км) * 100

Чтобы не подсчитывать все вручную, можно воспользоваться стандартным калькулятором, встроенным в операционную систему Windows 7, 8, 10 . Для этого во вкладке «Вид» калькулятора выбираем раздел «Листы» и нажимаем на строчку «Экономия топлива (л/100 км)»:

Далее лишь остается ввести исходные значения в графы «Расстояние (километры)» и «Расход топлива (литры)» и нажать на кнопку «Вычислить»:

Вернуть калькулятор в стандартный режим работы можно при помощи одновременного нажатия на клавиши Ctrl и F4.

Чтобы проверить расход топлива «от полного бака» автомобиля, необходимо:

  1. На автозаправке залить полный бак;
  2. Записать текущий километраж (пробег), выставленный на спидометре;
  3. Использовать автомобиль до тех пор, пока не появится сигнал о критическом уровне топлива в баке;
  4. Снова заправить полный бак;
  5. Записать количество пройденных километров со времени предыдущей заправки и количество залитого в последний раз бензина;
  6. Использовать приведенную выше формулу.

Такой способ подсчета расхода бензина имеет серьезные погрешности. Лучше всего проводить ее регулярно, это поможет выявить зависимость расхода бензина от погодных факторов, дорожных условий и других переменных.

Как подсчитать нормативный расход бензина?

Существует и более профессиональный способ подсчета расхода бензина или дизеля, установленный распоряжением Минтранс России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Для каждой модели, марки и модификации автомобиля указанным распоряжением установлена своя норма расхода топлива, которая зависит, в том числе, и от условий работы транспорта, его классификации и назначения.

Формула подсчета нормы расхода бензина для легкового автотранспорта выглядит так:

Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D),

  • где – нормативный расход бензина, в литрах;
  • Hs – базовая норма расхода бензина по отношению к пробегу автомобиля, в л/100 км (свои цифры для каждого вида и типа транспорта есть в приложении к указанному распоряжению Минтранса);
  • S – пробег автомобиля, в км;
  • D – повышающий или понижающий поправочный коэффициент, по отношению к норме, в процентах. Все поправочные коэффициенты представлены в распоряжении Минтранса.

Под пробегом автомобиля (S) в данной формуле понимается не общий пробег, а то расстояние, которое вы проехали или только собираетесь проехать при заданных погодных или иных условиях. При использовании поправочных коэффициентов необходимо быть осторожным. К примеру, в формулу нельзя вставлять коэффициент за использование кондиционера в зимнее время. А вот климат-контроль используется в любое время года.

В качестве примера расчета возьмем следующие условия: легковой автомобиль марки ГАЗ-24-10 используется в горной местности на высоте от 300 до 800 метров над уровнем моря, а общий пробег за заданный промежуток времени составляет 244 км.

В соответствии с информацией, представленной в распоряжении Минтранса РФ № АМ-23-р, базовая норма расхода топлива для автомобиля нашей модели составляет 13 литров на каждые 100 километров (Hs). Надбавка (поправочный коэффициент D) за работу в горных условиях равна 5%.

Отсюда подсчет нормативного расхода бензина в рамках пробега 244 км:

Qн = 0,01 х Hs х S х (1 + 0,01 х D) = 0,01 х 13,0 х 244 х (1 + 0,01 х 5) = 33,3 л

Поправочные коэффициенты, влияющие на расход топлива

О базовых нормах расхода топлива на каждые 100 км пути можно узнать не только в распоряжении Минтранса, но и в технической (паспортной) документации к автомобилю. При подсчете нормы расхода бензина необходимо учитывать множество поправочных коэффициентов:

  • В холодное время года используются повышающие коэффициенты расхода топлива, в зависимости от региона. На Юге – от +5% до +7%, в Центре и на Урале – от +10% до +12%, в Сибири и на Севере — +15%, на Крайнем Севере – от +18% до +20%;
  • Повышающий коэффициент действует и при использовании автомобиля в населенных пунктах. В городах с населением более 3 миллионов человек — +25%, от 1 до 3 миллионов человек — +20%, от 250 тысяч до 1 миллиона человек — +15%, от 100 до 250 тысяч — +10%;
  • Для старых автомобилей старше 5 лет с пробегом более 100 тыс. км — +5% расхода топлива. Для автомобилей старше 8 лет и пробегом более 150 тыс. км — +10%.

Особые поправочные коэффициенты подставляются в формулу и при использовании кондиционера или климат-контроля (+7%), при перевозке нестандартных и тяжеловесных грузов (от +15% до +35%) и даже при использовании грузовых автомобилей без учета перевозимого груза (+10%). Дополнительно, для подсчета нормы расхода топлива в случае грузового автотранспорта используется метод спутникового слежения за его перемещениями.

Ссылка на основную публикацию
Пруд на даче своими руками пошагово
Пруд на даче фото и пошаговая инструкция, установки водоема своими руками Как превратить ваш загородный дом или дачу в настоящий...
Противотуманные фары ГАЗель Next
Как отрегулировать противотуманные фары ВАЗ 2110 самостоятельно • Сам автоэлектрик Многие автовладельцы, у которых на машине не установлены ПТФ, со...
Противотуманные фары Лада Гранта подбор, установка и подключение ПТФ Гранта
Установка противотуманных фар на Гранту видео-инструкция по монтажу своими руками, фото Чтобы повысить комфорт передвижения и безопасность отечественного автомобиля в...
Пружинная сталь – марки, классификация и области применения
Марка стали пружинной стали Пружинные стали Казанский Государственный Технический Университет им. А. Н. Туполева Институт авиации, наземного транспорта и энергетики...
Adblock detector